Ligt het aan mij of is deze periode hartstikke druk?! Ik heb er zelf enorm last van en hoor in mijn omgeving ook verschillende geluiden dat deze maanden slopend zijn. Semesters die aflopen, veel zieke collega’s op het werk (extra werk dus), werken aan een summerbody want ja over een paar maanden is het toch echt zomer.. Veel werk, veel te doen. Ik ben een chaoot die van organisatie houd. Zodra ik merk dat mijn hoofd overspoelt en ik de rode draad kwijtraak, grijp ik naar organisatie. Schriftelijke organisatie, want als ik het opschrijf voelt het voor mij veel meer ‘echt’ dan wanneer ik iets digitaal opsla. Yep, weird, but that’s how I roll haha. Voorheen gebruikte ik een jaaragenda maar sinds kort ben ik overgestapt naar een planner. In dit artikel deel ik jullie mijn plansysteem en de ervaring met de prachtige planner die jullie in de bovenstaande afbeelding kunnen zien. Hopelijk inspireert dit artikel je en doe je nieuwe ideeën op rondom het plannen van jouw werk.

“Plan your work & Work your plan”, bedrukt in luipaardprint. In een oogopslag wist ik, dit is ‘m. Wat een prachtige planner. Met een sterke, motiverende titel en een fashionable uitstraling. It is a bit of me haha. De planner is van Vormgevoel (toffe webshop met prachtige vormgeving, zeker een kijkje nemen babes!)

Ik koos dit keer voor een planner in plaats van een agenda, omdat ik meer ruimte wilde voor het uitschrijven van taken en to-do-lists. Voorheen hield ik afspraken bij in een jaaragenda en maakte ik to-do lijstjes in mijn bullet journal, maar deze is inmiddels vol en ik voel niet meer die creatieve flow (at the moment) om een nieuwe te starten. Bij een bullet journal moet je zelf het design creëren en daar heb ik op dit punt in mijn leven niet altijd de tijd en de zin voor. Ik wil gewoon snel kunnen werken; een vlugge to-do list kunnen maken en in een oogopslag (strak design) kunnen zien wat prioriteit heeft en moet gebeuren die dag. De vormgeving van mijn planner had mijn aandacht al, maar toen ik de binnenkant van de planner zag maakte mijn hart pas écht een sprongetje.

De planner heeft een strak, simpel, maar stylishe vormgeving vanbinnen. De tekst is Engels, dat vind ik zelf erg tof. Het draait in deze planner vooral om functionaliteit en dat spreekt me enorm aan. Zo is de planner datumloos en kun je dus zelf bepalen wanneer je er mee begint of wanneer je hem gebruikt. Ik gebruik hem trouw elke week, maar dit hoeft dus niet bij deze planner wat ik zeker als een pluspunt zie. Voorin de planner is er ruimte om je naam op te schrijven, gevolgd door een inspirerende tekst over het plannen van je doelen en dromen. I love it so much!

De foto geeft je een impressie. Ik houd ‘m lekker blurry voor het mysterieuze effect ???? Ik wil het tekstje niet spoilen en de blur is ook wel handig als ik mijn ingevulde lijstjes met jullie deel (een klein beetje privacy). Na de pagina die je op bovenstaande foto kunt zien, volgt er een overzicht met alle maanden van het jaar. Je kunt hier bijvoorbeeld verjaardagen opschrijven (op deze manier gebruik ik ‘m zelf). Na de maandplanner start je eigenlijk direct met het plansysteem. De planner heeft een specifieke manier van plannen; je bekijkt je ‘schema’ per twee weken. Iedere twee weken kom je een pagina tegen die ruimte biedt om je to-do list, prioriteiten en stappen (gericht op je doelen) op te schrijven voor die aankomende twee weken. Handy! In onderstaande foto zie je dit overzicht.

De planner is A5 formaat, superhandig om mee te nemen dus, maar ook het juiste formaat om voldoende op te kunnen schrijven. Twee weken lijkt kort, maar ik weet het toch te presteren de linkerbladzijde bijna helemaal te vullen haha. De exacte invulling van mijn planning, daar kom ik later op terug. Vooral het stukje prioriteiten stellen en de daarbij horende stappen die je gaat zetten vind ik erg tof. Het zet je echt even aan het denken; wat is het belangrijkste voor de komende twee weken? Dit kan werkgerelateerd zijn, relatiegerelateerd, mental-health gerelateerd.. Whatever you like! Je maakt ‘m op die manier helemaal eigen. Love it.

Na de pagina rondom prioriteiten en to-do’s kom je bij de werkelijke weekschema’s terecht. Twee van deze weekschema’s na elkaar en daarna weer een pagina rondom prioriteiten en to-do’s zodat je steeds twee weken vooruit kunt plannen: dit is de opbouw van deze planner, wat ik een tof systeem vind. De weekschema’s zien er als volgt uit;

Iedere dag is er naar mijn mening voldoende schrijfruimte om meerdere zaken op te schrijven. Ik vind het zelf prettig om een opsomming te maken per dag; meerdere bolletjes en afspraken/to-do’s onder elkaar te schrijven. Deze kan ik dan aan het einde van de dag afvinken. Dit werkt voor mij, maar opnieuw ben je bij deze planner aan het juiste adres om ‘m helemaal zelf in te vullen en vorm te geven zoals jij dat wilt, zoals deze het beste bij jou past.

In deze foto zie je een voorbeeld van hoe zo’n to-do pagina er in mijn planner uitziet. Links schrijf ik alle to-do’s op. Van werkzaken tot schoonmaak en boodschappen; ik schrijf alles door elkaar op, dit werkt voor mij prima. Mocht je werk en privé willen scheiden, kun je de verdelingsstreep in het midden van de pagina goed gebruiken om twee kaders te creëren. Ik heb de ruimte achter de verdelingsstreep gebruikt om workouts vooruit te plannen. Ik doe nu sinds twee maanden workouts aan de hand van een fitness guide waar gewerkt wordt met genummerde workouts. Door deze op te schrijven in mijn planner houd ik bij welke ik al gedaan heb en voelt een workout echt “af” als ik het een vinkje zet in het bolletje voor de workout. It feels good. Op de rechterpagina zie je mijn prioriteiten en stappen om de doelen te bereiken. Bij het opstellen van de drie doelen probeer ik altijd één doel te focussen op werk, één doel te focussen op een hobby (de blog) en één doel te focussen op groei en ontwikkeling (in dit geval fitness; maar soms ook het leren van een nieuwe taal of luisteren van podcasts). Op deze manier voorkom ik dat ik steeds terugval in dezelfde doelen en daag ik mezelf uit om over meerdere zaken in mijn leven na te denken en vooruit te plannen. Je ziet bijvoorbeeld als derde stap dat ik het schrijven van de artikelen vooruit plan. Dit helpt me ontzettend bij het invullen van mijn tijd en het motiveert: doordat ik weet wanneer ik wat moet doen, hoef ik er niet over te piekeren en komt het op tijd af.

Hoe ziet mijn week eruit in de planner?  Een georganiseerde chaos zoals ik het zelf graag noem haha. Waar werk en privé elkaar afwisselen binnen hetzelfde kader en waar mijn favoriete pastelkleuren me in één oogopslag vertellen wat er speciaal is aan die dag. Ik houd van de pastelkleurige markeerstiften van Stabilo. As you all know is paars mijn favoriete kleur, maar deze babyblauwe en zachtroze kleur zijn ook prachtig.  Dit werkt voor mij en vrolijkt de boel op! Ik start mijn weekplanning door alle data op te schrijven, dit moet je wekelijks doen in deze planner aangezien deze datumloos is. Vervolgens pak ik mijn werkrooster en digitale agenda (waar ik vlug afspraken in noteer) erbij en schrijf ik mijn diensten en afspraken van de week op. Deze staan namelijk vast; het is een moet dus deze hebben voorrang. Deze dagdelen zijn al ingevuld; door deze als eerste op te schrijven heb ik daarna de mogelijkheid de overige uren en mogelijkheden te bekijken voor de verdere invulling van de dag. Wat kan ik die dag nog doen m.b.t. hobby’s en mijn to-do list? Aangezien fitness en de blog op dit moment mijn voornaamste hobby’s zijn en een grote rol spelen in mijn leven, zijn dit de volgende dingen die ik inplan. Ik train 5x per week, 3x onderlichaam en 2x bovenlichaam. Ik plan de workouts in, zonder tijdstip, om mezelf op de dag zelf nog ruimte te geven. Ik plan de workouts om-en-om in om te voorkomen dat ik twee dagen achter elkaar dezelfde spiergroep train. Ik kijk naar een dag waarin ik de meeste ruimte heb om de blog te schrijven en plan hem vervolgens in. Vaak op een maandag of dinsdag, gezien ik de blogs op woensdag online wil hebben. Nu deze zaken op papier staan is het tijd om verdere taken van mijn to-do list per dag in te plannen. Boodschappen doen, medicijnen ophalen, kamer schoonmaken.. Je kent het wel. Ik kijk kritisch naar wat er al gepland staat voor die dag aan werk, afspraken en workouts en plan in wat kan. Het is voor mij enorm belangrijk om m’n dagen niet té vol te plannen, dit werkt voor mij enorm demotiverend. Ik vind het fijn om te weten wat ik per dag moet doen, maar wil wel ruimte en vrijheid voelen om dingen te schuiven en/of om te draaien op de dag. Om die reden plan ik naast mijn werktijden en afspraken verder niets per tijd of dagdeel in. Feel free to do so, als dit jou wel helpt! Maar ik kies er bewust niet voor.
Ik schrijf alles als lijstjes op met witte, lege bolletjes aan de voorkant, zoals ik eerder benoemde. Ik gebruik deze bolletjes omdat ik de taken af kan vinken. Ik zet een vinkje in het bolletje als de taak is uitgevoerd, ik zet een kruisje in het bolletje als het me die dag niet gelukt is om de taak te voldoen of er een andere taak voor in de plek is gekomen. Iedere avond werk ik het lijstje van die desbetreffende dag af met vinkjes en kruisjes. Bij kruisjes verplaats ik de taak direct naar een andere dag in dezelfde week om de taak alsnog af te kunnen ronden. Ze zijn tenslotte niet voor niets ingepland ????

Dat ik fan ben vind mijn planner, het design én het bijbehorende plansysteem, dat is vrij duidelijk. Ik hoop dat jullie inspiratie hebben opgedaan uit mijn manier van plannen. Het bespaart me een hoop piekeren en stress als ik iedere zondagavond mijn week vooruit plan. Het voelt goed om af te kunnen vinken en je hebt het gevoel dat je bewust in het hier en nu leeft. Niet meer “achter de feiten aanlopen”, maar “er bovenop zitten”! Work your plan & plan your work.. Het is aan jou om je doelen waar te maken en het leven te creëren waar je altijd van droomde. Aan jou de taak om de stappen te zetten, iedere dag een stap. Motiveer jezelf en plan je weg naar jouw dromen! ❤

Liefs, Michelle